Daily Management is een systematische aanpak voor het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten in de structuur van een productieorganisatie ten behoeve van een stabiele productie. De kern van Daily Management is medewerkers op alle niveaus te betrekken bij de dagelijkse productie, continue verbetering en probleemoplossing op de fabrieksvloer. Eenvoudig gezegd betekent Daily Management het gebruik van reguliere bijeenkomsten om prestaties bij te houden én vooruit te kijken (bijvoorbeeld veranderingen en ontwikkelingen rond knelpunten), problemen snel aan te pakken en teams in staat te stellen voortdurend verbeteringen aan te brengen. Voor productiemanagers is Daily Management belangrijk omdat dit juist ook de momenten zijn om eigenaarschap te ontwikkelen en continue verbetering te stimuleren.

Kernelementen van Daily Management 

Een succesvol Daily Management-systeem bevat een aantal elementen die samenwerken. In een productieomgeving zijn de belangrijkste elementen van Daily Management:

Dagstart 

Een dagelijkse team bijeenkomst is een kernonderdeel van Daily Management. Het gaat om een korte, staande bijeenkomst, die elke werkdag op een vast tijdstip plaatsvindt met het hele team. De bijeenkomst vindt plaats bij het visuele prestatiebord en wordt geleid door de teamleider of een teamlid dat deze rol op zich neemt.

Tijdens de bijeenkomst bespreekt het team de voortgang van de afgelopen dag, worden knelpunten en risico’s benoemd, en worden prestaties per indicator kort geëvalueerd. Denk aan afwijkingen zoals een veiligheidsincident, een kwaliteitsprobleem of een productieverlies. Het bord wordt bijgewerkt en waar mogelijk worden direct acties afgesproken.

Het grote voordeel van deze aanpak is dat problemen snel worden gesignaleerd én aangepakt, nog voordat ze groter worden. Daarnaast versterken deze bijeenkomsten het eigenaarschap binnen het team: iedereen ziet hoe het eigen werk bijdraagt aan de gezamenlijke doelen.

Gelaagde bijeenkomsten 

Daily Management werkt met een structuur van gelaagde bijeenkomsten om teams op de werkvloer effectief te ondersteunen. Naast de dagelijkse bijeenkomst op teamniveau (Tier 1), vinden er ook Tier 2- en Tier 3-bijeenkomsten plaats, waarin informatie systematisch wordt doorgegeven en problemen kunnen worden geëscaleerd.

Een Tier 2-bijeenkomst is bijvoorbeeld een overleg tussen teamleiders en de productiesupervisor, direct na de team bijeenkomsten, waarin onopgeloste knelpunten worden besproken. In een Tier 3-bijeenkomst komen managers samen met supervisors om prestaties en kritieke issues op een hoger niveau te beoordelen.

Elke laag volgt een vaste agenda, vaak gericht op thema’s als veiligheid, kwaliteit, levering en kosten. Dit zorgt ervoor dat de communicatie helder en consistent blijft terwijl informatie door de organisatie heen beweegt.

Wanneer een probleem niet op het eerste niveau kan worden opgelost, wordt het stapsgewijs doorgegeven (escalatie of hulpvraag), zodat het management tijdig kan bijsturen en ondersteuning of middelen kan inzetten. Deze opbouw creëert een sterke communicatielijn en verbindt de hele organisatie – van operators tot het management – dagelijks met elkaar rond prestaties, risico’s, obstakels en verbeteringen.

Standaardwerk voor leiders 

Standaardwerk voor leiders is het creëren van een vaste structuur waarmee leidinggevenden dagelijks zichtbaar, systematisch en doelgericht het verbeterproces ondersteunen. Standaardwerk beschrijft voor supervisors en managers welke kritische handelingen zij dagelijks en wekelijks uitvoeren om het teamproces en de prestaties te borgen.

Typische activiteiten zijn onder andere vloerbezoeken (Go to Gemba) om te observeren hoe het werk verloopt en om direct contact te maken met medewerkers,  en het opvolgen van afgesproken acties en het ondersteunen van probleemoplossing. Door precies te definiëren wat er moet gebeuren, wanneer het moet gebeuren en hoe de uitvoering wordt geborgd, ontstaat consistent leiderschapsgedrag. Dit maakt verwachtingen duidelijk, vergroot de zichtbaarheid van leiderschap op de werkvloer en zorgt ervoor dat verbeterprocessen niet vrijblijvend zijn, maar stevig verankerd in het dagelijkse ritme van de organisatie.

Visuele borden 

Een essentieel onderdeel van Daily Management zijn de visuele borden die direct in het werkgebied zijn geplaatst. Deze borden geven onder andere een actueel overzicht van de belangrijkste prestatie-indicatoren, zoals veiligheid, kwaliteit, levering en kosten.

Elk teambord functioneert als een overzichtelijk dashboard dat in één oogopslag laat zien hoe het proces ervoor staat. Meestal bevat het bord de teamdoelen, de actuele prestaties en een sectie voor het signaleren van problemen, risico’s of het delen van verbeterideeën.

Door prestaties zichtbaar te maken voor het hele team, ontstaat gerichte aandacht voor afwijkingen en kunnen snel corrigerende acties worden genomen. De kracht zit in de eenvoud van het bord: iedereen – ook een bezoeker – moet in korte tijd kunnen begrijpen hoe het team presteert en op weg is haar doelen te bereiken. Diverse voorbeelden vind je bij www.visualworkplace.nl

Problemen oplossen 

Een belangrijk aspect van Daily Management is het hebben van een eenvoudige methode om problemen op te sporen en verbeteringsacties op te volgen. Veel productiebedrijven gebruiken een deel van het visuele bord (vaak een verbeterbord genoemd) om problemen vast te leggen die zich openbaren tijdens dagelijkse bijeenkomsten. Aan elk probleem wordt een eigenaar toegewezen en de status wordt bijgewerkt totdat het wordt gesloten. Bij sommige productiebedrijven werkt het goed om een vast moment samen te kunnen werken aan de analyse van de dagelijkse (of wekelijkse) problemen; het problem solving uurtje.

Deze discipline van het opsporen van problemen zorgt ervoor dat er niets door de mazen van het net valt. Het creëert ook transparantie – als een probleem dat door eerstelijnspersoneel aan de orde wordt gesteld, hulp van het management vereist (bijvoorbeeld een onderhoudsprobleem of een probleem met de toeleveringsketen), wordt het zichtbaar. Senior leiders kunnen daarnaast feedback geven over deze kwesties en/of obstakels wegnemen, zodat werknemers weten dat hun zorgen worden gehoord en worden aangepakt. In wezen maakt het volgen van problemen in Daily Management continue verbetering onderdeel van ieders dagelijkse werk: kleine problemen worden snel opgelost en voor grotere problemen wordt concrete opvolging georganiseerd.

Eigenaarschap en continu verbeteren 

Daily Management stimuleert een actieve rol van eerstelijnsmedewerkers en draagt bij aan een cultuur van continue verbetering. In plaats van problemen alleen te melden aan leidinggevenden, worden medewerkers aangemoedigd om zelf knelpunten te signaleren, oplossingen aan te dragen en verbeteringen door te voeren in hun eigen werkgebied.

Dagelijkse routines, zoals teambijeenkomsten, geven medewerkers een vaste plek om afwijkingen en obstakels te bespreken en ideeën te delen. Dit versterkt hun probleemoplossend vermogen en vergroot het zelfvertrouwen. Doelen en prestaties zijn zichtbaar en bespreekbaar, waardoor medewerkers beter begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan de bredere doelen van het team en de organisatie. Dat versterkt motivatie en betrokkenheid.

Successen, zoals het behalen van een kwaliteitsdoel of een kortere doorlooptijd, worden samen gevierd. Fouten of afwijkingen worden gezien als leermomenten. Zo ontstaat een leeromgeving waarin verbeteren onderdeel is van het dagelijks werk. Medewerkers voelen meer eigenaarschap en trots, omdat ze invloed hebben op hoe het werk wordt gedaan. Deze betrokkenheid houdt de verbetercultuur levend en maakt de organisatie wendbaarder en mensgerichter.